Florals privatlivspolitik

Denne politik forklarer, hvordan Floral behandler personoplysninger, når du besøger vores website, kontakter os, bruger vores applikationer eller deltager i et møde, der behandles gennem Floral. Den dækker, hvad vi indsamler, hvorfor vi bruger det, hvem der modtager det, hvor det sendes hen, hvor længe det opbevares, og dine valg og rettigheder.

Floral opbevarer både teksttransskriptioner og referater til kundens godkendte forretningsformål, herunder søgning og AI-chat. Lyd er midlertidigt behandlingsmateriale. Privat kundeindhold behandles i EU, med forbehold for den specifikke undtagelse for videresendelse af kalenderinvitationer til USA og Microsofts begrænsede manuelle gennemgang ved mistanke om misbrug inden for EØS, som beskrives nedenfor. Visse konto-, autentificerings-, fakturerings- og driftsmæssige personoplysninger behandles i USA. Research i offentligt tilgængelige oplysninger har en separat, begrænset rute via USA.

1 Hvem vi er, og vores ansvar

Floral ApS, CVR 44598574, Vesterbrogade 29F, st., 1620 København V, Danmark, leverer Floral. Du kan kontakte os om denne politik, dine privatlivsrettigheder eller en sikkerhedsbekymring på [email protected].

Vi er dataansvarlig, når vi bestemmer, hvordan vi håndterer vores website, henvendelser, salgs- og kontraktkontakter, markedsføringspræferencer, fakturering, lovpligtige registre og de begrænsede registreringer, vi har brug for for at beskytte vores egne juridiske rettigheder. Denne politik forklarer den behandling.

For personoplysninger i en kundes workspace og behandling, der udføres på kundens vegne, er kunden normalt dataansvarlig, og Floral er databehandler under vores databehandleraftale (DPA). Det omfatter mødeindhold, CRM-data, tilsluttede kilder, AI-input og -output og tilhørende servicedata. Hvis vores kunde selv handler for en anden dataansvarlig, er Floral underdatabehandler. Den relevante dataansvarlige bestemmer formål, retsgrundlag, brugere og instrukser om opbevaring. Dennes privatlivsoplysninger gælder også.

Hvis din arbejdsgiver eller en anden organisation giver dig adgang, administrerer den dit workspace og kan styre brugere, rettigheder, deling, tilsluttede systemer, data og opbevaring inden for tjenestens kontroller. Data, der deles med et workspace, kan forblive tilgængelige for organisationen, efter du er stoppet. Kontakt dens administrator om dens praksis. Vi kan hjælpe med at finde den rette kontakt, hvor det er muligt uden at afsløre en anden kundes oplysninger.

2 Personoplysninger, og hvor vi får dem fra

Vi indsamler oplysninger, du giver via formularer, konto- og faktureringsflows, møder, uploads, beskeder og supporthenvendelser. Vi modtager også oplysninger fra kunden, dens godkendte brugere, valgte integrationer og offentlige forretningskilder. Vores systemer og tjenesteleverandører genererer nødvendige tekniske og servicemæssige registreringer, når websitet eller produktet bruges.

Du vælger selv, om du vil give valgfrie oplysninger. Vi angiver de oplysninger, der er nødvendige for en bestemt konto, henvendelse eller transaktion, i det pågældende flow. Uden de nødvendige oplysninger kan vi muligvis ikke levere den ønskede funktion. Enhedstilladelser som mikrofon- eller kalenderadgang kan trækkes tilbage i de relevante enheds- eller udbyderindstillinger, hvilket kan forhindre den tilknyttede funktion i at virke.

3 Hvorfor vi behandler data, og vores retsgrundlag

Tabellen nedenfor vedrører behandling, hvor Floral er dataansvarlig. Retsgrundlag efter GDPR artikel 6 erstatter ikke kundens ansvar for at fastlægge et retsgrundlag for behandling i dens workspace.

Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitime interesser. Vi vurderer derefter anmodningen efter GDPR. Du kan til enhver tid trække samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af tidligere behandling. Markedsføringsbeskeder indeholder en afmeldingsmulighed, og du kan også kontakte [email protected]. Nødvendige sikkerheds-, fakturerings- og kontraktbeskeder fortsætter, hvor tjenesten eller loven kræver det.

Vi sælger ikke personoplysninger og bruger ikke privat kundeindhold til annoncering. Vi træffer ikke udelukkende automatiserede afgørelser om dig med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning som led i vores egen behandling som dataansvarlig.

4 Møder, transskriptioner, referater og AI

Kunden vælger, hvilke møder og kilder den er berettiget til at behandle, inden for rettigheder og understøttede indstillinger. Den skal give deltagerne passende information og indhente samtykke, hvor gældende lov kræver samtykke. At en bruger accepterer Florals vilkår eller inviterer en bot, er ikke samtykke fra alle i mødet.

Standardbehandling i tjenesten opbevarer både den fulde teksttransskription og referatet sammen med godkendte noter, AI-registreringer og relevante indekser. Godkendte brugere kan bruge dem til søgning, AI-chat, briefinger og opfølgninger. Opbevaringen skal fortsat være nødvendig for kundens lovlige formål og følge dens sletnings- eller understøttede instrukser om kortere opbevaring. Der er ingen automatisk udløb af transskriptioner i standardtilstand. En understøttet ordning med kun referater kan begrænse funktioner, der kræver den rå transskription. Referater er ikke nødvendigvis anonyme.

Vi bruger AI-leverandører til ønsket inferens, transskription, dokumentudtræk og embeddings. Vi bruger ikke kundeindhold til at træne eller finjustere vores egne eller tredjeparters AI-modeller, heller ikke via afidentificerede eller aggregerede afledninger. Leverandørernes håndtering skal holde sig inden for databehandleraftalens instrukser. AI-genereret tekst, klassificeringer og transskriptioner kan indeholde fejl eller unøjagtige udledninger. Brugere skal kontrollere relevante kilder og foretage menneskelig gennemgang, før de stoler på dem, især hvor en persons rettigheder kan blive påvirket.

Lyd bruges midlertidigt for at få en transskription. Floral anmoder om sletning efter den endelige transskription og fjerner resterende midlertidig lyd fra sit R2-lager inden for syv dage efter upload, også for mislykkede jobs. Transskriptionsleverandørens kopier følger databehandleraftalens krav til opbevaring og sletning. Floral er ikke et langtidsarkiv for lyd. At beholde en teksttransskription eller et referat kræver ikke, at lyden beholdes.

Standardbrug er til almindelige forretningsoplysninger. Den er ikke godkendt til forsætlig behandling af særlige kategorier af oplysninger som helbredsoplysninger, oplysninger om strafbare forhold, CPR-numre eller HR-personalesager, medmindre der er en passende skriftlig aftale. Almindelige forretningskontaktoplysninger om medarbejdere og almindelige forretningsmøder er fortsat omfattet. Hvis upassende oplysninger indsendes ved en fejl, er de fortsat beskyttet. Giv kundens administrator eller Floral besked via en sikker supportkanal, så de kan begrænses og håndteres lovligt.

5 Hvem der modtager personoplysninger

Adgang er begrænset til godkendte Floral-medarbejdere, kundens godkendte brugere og modtagere samt de leverandører, der er nødvendige for den pågældende tjeneste. Vores medarbejdere arbejder i Danmark og er underlagt tavshedspligt. Adgang til og deling i et workspace afhænger af kundens rettigheder og instrukser.

Vores udpegede produktleverandører omfatter Render til hosting og databaser, Microsoft Azure til AI, Trigger.dev til behandlingsjobs, Cloudflare R2 til filer, Clerk til identitet, Recall.ai og Good Tape til mødebehandling, LlamaIndex til dokumentudtræk, Resend til de oplyste e-mailruter, PostHog til serviceanalyse og support i appen, Sentry til fejldiagnostik og Stripe til fakturering. Firecrawl og Perplexity modtager kun de tilladte offentlige input; Mintlify understøtter generelle søgninger i den offentlige produktdokumentation. Databehandleraftalens leverandøroversigt angiver de faktisk tilladte produkter, data og lokationer. At en leverandør står i oversigten, betyder ikke, at den modtager alle kunders data.

Til vores egen forretningsadministration bruger vi leverandører af hosting, kommunikation, dokument- og kontrakthåndtering, betaling, bogføring og professionel rådgivning. De modtager kun de oplysninger, der er nødvendige for deres rolle. De relevante leverandører handler under databehandlerforpligtelser eller, for deres egne regulerede eller professionelle funktioner, som selvstændige dataansvarlige. Stripes behandling til betaling, svindelforebyggelse og juridiske formål er også beskrevet i Stripes egen privatlivspolitik.

En godkendt kundeforbindelse, ekstern AI-klient, API, eksport eller delingshandling kan videregive data til en destination, kunden vælger. Destinationens vilkår og privatlivspraksis gælder for dens egen håndtering. Vi er fortsat ansvarlige for Florals implementering og de leverandører, vi udpeger. Et almindeligt link til et andet website gør os ikke ansvarlige for det websites behandling.

Vi kan videregive nødvendige oplysninger til tilsynsmyndigheder, domstole eller andre lovlige modtagere, hvor loven kræver det, eller til rådgivere i en konkret juridisk sag. Vi vurderer anmodninger, begrænser videregivelsen og giver besked, hvor det er tilladt. Et reelt virksomhedssalg eller en omstrukturering kan indebære nødvendig videregivelse under fortrolighed og gældende databeskyttelsesretlige garantier. Det fjerner ikke vores forpligtelser efter databehandleraftalen og giver ikke tilladelse til uvedkommende genbrug af kundeindhold.

6 Behandlingssteder og internationale overførsler

Privat kundeindhold opbevares og behandles i EU under databehandleraftalen, også hos vores udpegede leverandører, med forbehold for undtagelsen for videresendelse af kalenderinvitationer nedenfor og Microsofts begrænsede manuelle gennemgang ved mistanke om misbrug inden for EØS. Azure AI-inferens bruger EU Data Zone-deployments med en ressource i Sweden Central og kan finde sted andre steder i EU. Til nødvendig overvågning mod misbrug kan bemyndigede Microsoft-medarbejdere inden for EØS gennemgå prompts og output, der er markeret for mistanke om misbrug, via begrænset, godkendt adgang. Gemte kopier fra misbrugsgennemgang forbliver i EU. Denne begrænsede undtagelse tillader ikke modeltræning eller generel supportadgang uden for EU. Databehandleraftalen begrænser også anden adgang til privat indhold. Tjenesten bruger EU-lokationer, herunder Frankfurt, og objektlager under EU-jurisdiktion. At en leverandør er registreret i USA, og hvor den behandler data, er to forskellige ting.

Begrænsede konto-, autentificerings-, fakturerings-, leverings- og driftsdata kan behandles i USA. Det kan omfatte brugeres arbejdsnavne og -mails, konto-id'er, IP-adresser, login-hændelser og abonnementsregistreringer. Sådanne oplysninger er fortsat personoplysninger. Mødetekst, private CRM-noter, prompts og filer behandles ikke som blot metadata.

Videresendelse af kalenderinvitationer er valgfri, slået fra som standard og kræver udtrykkeligt tilvalg fra en bemyndiget repræsentant for kundens organisation. Accept af Vilkårene, databehandleraftalen eller denne politik aktiverer den ikke. Kunder kan bruge den understøttede kalenderintegration uden at bruge denne e-mailrute.

Kun for en organisation, der har tilvalgt det, modtages invitationer, der sendes eller videresendes til en Floral-invitationsmailadresse, herunder via et invitationsmaillink, af Resend i USA. Det kan omfatte hele invitationen og dens afsender, modtagere, deltagere, titel, tidspunkt, beskrivelse, mødelink, headere, videresendt tekst og vedhæftede filer. At Resend sender fra Irland ændrer ikke på den amerikanske opbevaring. Almindelige invitationsmails og tilhørende logs opbevares i op til 30 dage fra modtagelsen, med begrænsede backupkopier i op til yderligere syv dage efter almindelig sletning. EU-møderegistreringer, der oprettes fra invitationen, følger tjenestens sædvanlige opbevaring. Organisationen kan trække sit tilvalg tilbage via sin administrator eller [email protected]; allerede modtagne kopier udløber efter den angivne tidsplan. En ekstern afsender kan stadig sende til en adresse, den allerede kender, så vi forklarer og anvender de tilgængelige modtagebegrænsninger. Generiske udgående servicemails indeholder ikke transskriptioner, referater eller privat CRM-indhold.

Indsamling fra offentlige websites og virksomhedsresearch via Firecrawl og Perplexity kan behandle nødvendige offentlige oplysninger i USA. De må ikke modtage privat workspace-kontekst, optagelser eller private dokumenter. Offentlige oplysninger om identificerbare personer er fortsat omfattet af databeskyttelsesreglerne. Kombinationen af disse researchresultater med privat kundekontekst sker via EU-behandlingsruten.

Overførsler ud af EØS skal have et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Det kan være en gældende tilstrækkelighedsafgørelse, herunder EU-US Data Privacy Framework, hvor den konkrete modtager har en aktiv, relevant certificering, eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med den nødvendige vurdering og supplerende foranstaltninger. Vi betragter ikke et tilvalg af en funktion eller en bekræftelse af en politik som erstatning for disse garantier. Du kan anmode om oplysninger om den gældende ordning og en kopi af de relevante garantier på [email protected], med lovlige overstregninger for at beskytte andres oplysninger og sikkerheden.

7 Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det pågældende formål og gældende juridiske forpligtelser. Vi tager hensyn til oplysningernes følsomhed, den aktive relation eller anmodning, lovlige instrukser, og om formålet kan opfyldes med færre oplysninger.

Ved tjenestens ophør kan kunden anmode om tilbagelevering, sletning eller tilbagelevering efterfulgt af sletning. Normalt er eksporten tilgængelig inden for 30 dage, forbliver tilgængelig i en hentningsperiode på 30 dage, og aktive kopier slettes ved udgangen af den periode. En anmodning om kun sletning har en aktiv sletningsperiode på 30 dage. Gældende ordninger for skift af leverandør kan forlænge overgangen og afgøre, hvornår hentningsperioden begynder. Begrænsede resterende backups udløber inden for 90 dage efter aktiv sletning, med forbehold for kortere almindelige perioder. Resends invitationskopier beholder deres kortere grænser på 30 dage plus syv dage. Backups er udelukket fra normal brug, og gennemførte sletninger skal genanvendes, før gendannede data vender tilbage til tjenesten.

Fjernelse af dit medlemskab sletter ikke nødvendigvis organisationens data. Kopier, der lovligt er eksporteret til modtagere eller opbevares i en kundes separate systemer, hører under de modtageres ansvar. Kontakt den relevante dataansvarlige om dem.

8 Cookies og lignende teknologier

Websitet og webapplikationen bruger cookies eller lignende lagring, hvor det er nødvendigt for funktioner som autentificering, sikkerhed, præferencer og for at huske privatlivsvalg. Hvor det er strengt nødvendigt for en tjeneste, du beder om, kræver den adgang til enheden ikke valgfrit cookiesamtykke.

Ikke-nødvendig lagring og adgang til analyse eller markedsføring kræver et separat valg, før den aktiveres. Det skal være lige så nemt at afvise disse formål som at acceptere dem, og du kan ændre valget via cookiekontrollerne eller kontakte os for hjælp. At acceptere en kontrakt eller bekræfte denne politik er ikke cookiesamtykke. Browserindstillinger kan også begrænse lagring, men deaktivering af nødvendige cookies kan forhindre login eller andre ønskede funktioner.

Serviceanalyse skal udelukke mødetekst, kundens tekst og private formularværdier. Session replay er ikke en del af den omfattede servicebehandling. Cookieoplysningerne, der gives sammen med websitets kontroller, skal angive de faktiske teknologier, leverandører, formål og levetider, der bruges der. Produktsikkerhed og nødvendige serviceregistreringer er adskilt fra valgfri markedsføringsanalyse på websitet.

9 Sikkerhed

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der passer til behandlingens risiko, herunder adgangsbegrænsninger, fortrolighed, kryptering under overførsel og ved opbevaring, autorisation pr. kunde, kontrollerede ændringer og procedurer for hændelser, gendannelse og sletning. Databehandleraftalen beskriver vores kontraktlige sikkerhedsforanstaltninger. En leverandørs certificering er ikke en certificering af Floral, og vi lover ikke, at systemerne er fri for enhver risiko eller afbrydelse.

Brug din tildelte konto, beskyt din enhed og dine loginoplysninger, gennemgå deling, og rapportér straks mistanke om misbrug. Send ikke optagelser, fulde transskriptioner, følsomme data eller hemmeligheder til support på e-mail. Kontakt os for en godkendt sikker kanal, hvor sådant materiale er nødvendigt for at undersøge en sag.

10 Dine rettigheder, og hvordan du bruger dem

Afhængigt af omstændighederne kan du anmode om indsigt i dine personoplysninger og oplysninger om deres brug, berigtigelse, sletning, begrænsning og en kopi i et portabelt format, hvor GDPR's betingelser er opfyldt. Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitime interesser, og mod direkte markedsføring, og trække samtykke tilbage, hvor samtykke bruges. Disse rettigheder er underlagt GDPR's betingelser og lovlige undtagelser.

Kontakt [email protected] vedrørende den behandling, Floral er dataansvarlig for. Vi svarer normalt inden for en måned efter modtagelsen af en anmodning. Hvor GDPR tillader en nødvendig forlængelse på op til yderligere to måneder, giver vi dig besked inden for den første måned og forklarer hvorfor. Vi kan bede om forholdsmæssige oplysninger for at bekræfte identitet eller afklare anmodningen. Vi kræver ikke unødvendige identitetsdokumenter. Anmodninger er normalt gratis, med forbehold for GDPR's regler om åbenbart grundløse eller overdrevne anmodninger.

For kundekontrollerede workspace-data skal du kontakte den organisation, der er ansvarlig for mødet eller workspacet. Hvis du kontakter Floral, hjælper vi med at videresende anmodningen og bistår den dataansvarlige under databehandleraftalen. Vi videregiver ikke kundedata og træffer ikke kundens materielle afgørelse uden bemyndigelse eller et lovkrav.

Du kan klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk eller til en kompetent tilsynsmyndighed i det land, hvor du bor eller arbejder, eller hvor den påståede overtrædelse fandt sted. Du behøver ikke kontakte os, før du bruger den ret.

11 Børn og ændringer af denne politik

Floral er en erhvervstjeneste for voksne brugere og er ikke rettet mod børn. Kunder må ikke forsætligt bruge standardtjenesten til børnesager eller ikke-understøttede følsomme formål. Hvis du mener, at et barn har afgivet oplysninger på ukorrekt vis, kan du kontakte den ansvarlige organisation eller [email protected], så situationen kan vurderes, og oplysningerne håndteres lovligt.

Vi opdaterer denne politik, når vores praksis eller lovkrav ændrer sig, og angiver versionen. Vi giver passende information i forvejen om væsentlige ændringer, f.eks. via e-mail eller en besked i produktet. En revideret politik ændrer ikke i sig selv en accepteret databehandleraftale, aktiverer ikke videresendelse af kalenderinvitationer, godkender ikke nye formål og erstatter ikke et samtykke eller en kontraktlig accept, der kræves for en ændring.